Comment bien choisir une mutuelle de prévention ?

Une mutuelle de prévention est un regroupement d’employeurs qui partagent une même vision pour prévenir la gravité et la fréquence des accidents sur les lieux de travail en plus de faciliter la réadaptation et le retour en emploi des travailleurs blessés. Ces actions concrètes en SST font en sorte que les membres peuvent bénéficier d’une tarification réduite auprès de la CNESST en lien avec les efforts accomplis.

La CNESST a créé les mutuelles de prévention pour permettre aux employeurs qui le désirent de se regrouper et de faire reconnaître les actions qu’ils accomplissent en SST.

Ce système permet donc à la CNESST de récompenser les regroupements d’employeurs qui font des actions concrètes pour rendre leurs milieux de travail sécuritaires. En effet, l’entreprise pourrait voir des économies au niveau des cotisations versées à la CNESST.

Les employeurs se regroupent en mutuelle pour diverses raisons:

• Démontrer leur engagement envers la prévention des accidents et la réduction des risques sur les lieux de travail;
• Répondre à leurs nouvelles obligations prévues par la Loi modernisant le régime SST et démontrer plus facilement leur diligence raisonnable;
• Faciliter le retour en emploi et le processus de réadaptation du travailleur qui a subi une lésion;
• Faire des économies qui reflètent bien les efforts faits en prévention par les employeurs.

Le secteur d’activité n’a pas d’impact sur l’adhésion d’un employeur à la mutuelle de prévention, mais ce dernier doit rencontrer trois critères d’admissibilité de la CNESST.

01.
Être un employeur au sens de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles (LATMP)

L’employeur doit avoir au minimum un travailleur en emploi pour les besoins de son entreprise.

02.
Être un employeur en règle avec la CNESST

L’employeur doit respecter les obligations imposées par la Loi sur la santé et sécurité du travail (LSST) et par la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles (LATMP).

03.
Être un employeur assujetti au régime de tarification du taux à l’unité ou du taux personnalisé

Les employeurs qui paient généralement moins de 425 000$ de cotisations par année à la CNESST.

Processus qui demande un engagement de la part de l’employeur
Adhérer à une mutuelle de prévention, c’est vouloir participer activement à la prévention des risques pour ses travailleurs. Cette démarche exige donc une participation accrue de la part de la direction dans l’implantation d’une culture SST.

Nécessite l’adoption de bonnes pratiques de travail en matière de SST
Rejoindre une mutuelle de prévention, c’est aussi avoir l’assurance d’adopter de bonnes pratiques tant au niveau de la prévention des risques qu’au niveau de la gestion des dossiers de lésions professionnelles. Les conseils et obligations émis par les conseillers en prévention peuvent donc venir modifier des façons de faire déjà établies. L’information et la formation sont d’excellents moyens de faciliter ces changements.

Avant le 1er octobre :
Date limite pour adhérer à une mutuelle de prévention

Avant le 31 décembre :
Approbation ou refus de la demande par la CNESST

Avant le 1er avril :
Création du programme de prévention du nouveau membre

Pour le 1er janvier :
Mise à jour du programme de prévention si l’employeur reste en mutuelle de prévention

Accompagnement du milieu de travail en prévention
Un avantage important pour les membres d’une mutuelle est l’accompagnement et le soutien disponible pour identifier, corriger et contrôler les risques présents sur les lieux de travail. Les conseillers en prévention ont une connaissance aiguisée de différents milieux de travail et peuvent émettre de nombreuses recommandations pour aider les gestionnaires à adopter une démarche SST en bonne et due forme.

Gestion complète des dossiers de réclamations CNESST
La mutuelle de prévention permet aussi à ses membres de bénéficier de conseils et de soutien dans la gestion des dossiers de réclamations de la CNESST. Selon la mutuelle, il est possible d’obtenir du support médico-légal, que ce soit pour des expertises médicales ou pour représenter l’employeur devant les tribunaux.

Économies potentielles sur la cotisation à la CNESST
Un avantage important de la mutuelle de prévention est la possibilité de faire de grandes économies au niveau des cotisations qui sont versées à la CNESST. Attention cependant! La performance de la mutuelle a un impact important sur les primes versées à la CNESST. Une mauvaise performance peut donc s’accompagner de coûts supplémentaires au lieu des économies espérées.

Répondre à ses obligations et démontrer la diligence raisonnable
Être membre d’une mutuelle de prévention permet aussi à un employeur de démontrer plus facilement sa diligence raisonnable en cas d’accident de travail, car il doit remplir de multiples obligations dans le cadre de son adhésion. Le programme de prévention et/ou le plan d’action doivent être complétés, ce qui permet de garder une trace écrite des actions réalisées en SST.

Les effets sur la prime ne sont pas immédiats. Ces effets se feront ressentir graduellement d’année en année pour atteindre leur maximum au courant de la 5^e année en mutuelle.

L’expérience de l’employeur est utilisée dans les premières années pour calculer ce taux. Au courant des années suivantes, c’est l’expérience de l’employeur et de la mutuelle qui sera utilisée. L’effet est à son maximum au courant de la 5^e année, lorsque seule l’expérience de la mutuelle est utilisée.

Il est important de comprendre que chaque gestionnaire de mutuelles de prévention présente une offre de service différente. Lors du magasinage, une vérification de l’ensemble des services est nécessaire afin de valider leur pertinence en fonction des objectifs SST de l’organisation.

Pour rejoindre une mutuelle de prévention et faire un choix éclairé, il est suggéré de suivre les étapes suivantes, tout en respectant les délais émis par la CNESST.

La première étape à compléter est de sélectionner quelques gestionnaires de mutuelles de prévention pour comparer leurs offres de services.

Une présélection doit ensuite être effectuée pour déterminer les gestionnaires qui semblent offrir des services adaptés aux besoins de l’organisation. Questionner le réseau de contacts de l’entreprise et effectuer des recherches sur le web sont de bons moyens pour procéder à cette collecte de données.

La deuxième étape d’un magasinage efficace est de donner l’autorisation d’accès au guichet CNESST aux gestionnaires de mutuelles désignés. Vous pourrez autoriser l’accès via un formulaire électronique ou PDF selon les critères établis lors de votre enregistrement à la CNESST.

L’accès électronique

Le répondant de l’employeur recevra un avis électronique de la CNESST indiquant qu’il doit autoriser une demande d’accès au guichet CNESST de son organisation. Il devra autoriser l’accès à son dossier en se connectant à son profil de l’employeur via le site de la CNESST. Lorsque la demande aura été autorisée, le gestionnaire de la mutuelle qui en a fait la demande obtiendra l’accès au guichet CNESST dans un délai de 24h et recevra un avis automatisé de la CNESST indiquant que la demande a été traitée.

L’accès via un formulaire PDF

La CNESST accepte la signature d’une des personnes suivantes :

• Dans le cas d’une personne morale, il s’agit du président, du vice-président, du secrétaire ou du trésorier qui siège au conseil d’administration. Le nom de ce signataire doit donc apparaître au registre des entreprises du Québec et porter un titre officiel.
• Toute autre personne dûment autorisée auprès de la CNESST à signer des documents au nom de l’employeur.

La différence entre les projections et les réalisations passées

Les projections financières peuvent être basées sur les réalisations passées réellement objectivables. On tient pour acquis que le passé sera garant du futur.  Elles peuvent également être basées sur le rendement espéré de la mutuelle en fonction des critères d’admission mis en place par le gestionnaire de la mutuelle.

Qu’est-ce qu’une mutuelle performante?

L’indice se veut un calcul des coûts de lésions dans la mutuelle versus les coûts attendus par la CNESST en fonction de la masse salariale totale de la mutuelle.  Ainsi, un indice sous la barre de 1.00 signifie qu’il y a eu moins de coûts que ce qui a été prévu, d’où une performance meilleure que l’unité (la moyenne établie). Pour plus d’information sur l’indice de performance des mutuelles, consultez cet article.

La performance d’une mutuelle est liée à plusieurs facteurs et les économies de cotisations varient en fonction de cette performance.

1. La performance des membres de la mutuelle
   Lorsqu’on parle de « performance » des membres d’une mutuelle, on veut faire référence au nombre de lésions qui ont eu lieu dans les milieux de travail, à la durée de celles-ci, mais aussi de la gestion des dossiers qui y est faite.

2. La proactivité dans la gestion des dossiers de réclamations
   Un autre élément qui a un impact sur la performance d’une mutuelle est la gestion des dossiers d’accidents qui y est faite. L’expertise médicale et l’assignation temporaire vont réduire les coûts du dossier d’un travailleur, et par le fait même, les cotisations qui sont faites à la CNESST.

3. L’assignation temporaire
   L’assignation temporaire permet de maintenir un travailleur en emploi à la suite d’un accident en lui offrant un travail adapté à sa condition. Ce processus permet un retour au travail plus rapide de l’employé en plus de réduire les coûts portés au dossier CNESST.

4. Composition de ses membres
   La composition des différents membres d’une mutuelle est un élément à surveiller quand on magasine une mutuelle. Le secteur d’activité, mais aussi la performance individuelle des autres membres, auront un impact sur la performance de celle-ci.

5. Masse salariale annuelle
   La masse salariale annuelle (MSA) des membres d’une mutuelle a un impact sur la stabilité de celle-ci. Ainsi, plus la masse salariale totale est importante, plus le risque est réduit car les coûts sont répartis sur un plus grand volume.

6. Date de création
   La date de création de la mutuelle peut souvent être garante de son expérience. En effet, les mutuelles nouvellement formées peuvent avoir été créées dans le but de dissimuler les expériences passées de mauvais membres.

7. Critères de sélection
   Les critères de sélection d’une mutuelle vont varier d’un gestionnaire à l’autre. Il est possible de demander au gestionnaire quels sont ses critères de sélection pour savoir s’ils correspondent à l’organisation

Pour s’y retrouver, il est important de comparer les mêmes informations des différents gestionnaires de mutuelles de prévention.

Par exemple, les informations suivantes peuvent être comparées entre elles:

– Le modèle de facturation (ex. prime à la performance)
– Les honoraires totaux
– La performance actuelle
– La performance projetée

Les services inclus varient d’un gestionnaire à l’autre. Habituellement, les services en prévention des risques SST et les services en gestion des réclamations sont inclus, mais d’autres options peuvent s’ajouter. Il est donc important pour une entreprise de cerner ses besoins afin de trouver le gestionnaire qui lui convient le mieux et qui maximisera ses économies.

1. Service de prévention des risques SST
   Tous les nouveaux membres d’une mutuelle de prévention doivent mettre en place leur plan d’action avant le 1^er avril de l’année de l’adhésion. Pour ce faire, une visite des lieux permettra au conseiller en prévention de la mutuelle d’évaluer le niveau de risque et d’émettre un plan d’action à la suite de son analyse.

2. Gestion des dossiers de réclamations
   La gestion proactive des dossiers de lésions professionnelles (CNESST) permet d’assurer aux membres en mutuelle qu’un suivi administratif et médical approprié est effectué. De plus, elle permet d’exercer un suivi efficace en ce qui a trait à l’absence d’un employé qui a subi un accident de travail et de minimiser l’impact financier.Les honoraires d’une mutuelle couvrent habituellement un service-conseil téléphonique pour accompagner leurs membres lors d’une réclamation. Toutefois, il est possible que certains gestionnaires facturent un supplément lorsqu’un dossier est amené devant le tribunal administratif du travail. Il est possible que le membre de la mutuelle ait accès à un fonds de défense qui couvre ces frais supplémentaires.

3. Plateforme de gestion de la prévention en ligne
   MEDIAL est le seul gestionnaire de mutuelles de prévention qui offre une plateforme de gestion de la prévention en ligne pour permettre aux membres de planifier leur plan d’action et programme de prévention de façon interactive en ligne. Cette option apporte une réelle valeur ajoutée pour les gestionnaires d’entreprises, puisqu’elle permet de gérer les différentes priorités en SST, de suivre leur évolution dans le temps et de personnaliser le contenu en fonction des besoins de l’entreprise.

4. Les fonds de défense
   Un fonds de défense est en quelque sorte une assurance qui protège l’employeur dans le cas où il y aurait des dépenses supplémentaires à effectuer lors du processus de réclamation. Ce fonds permet à l’employeur d’éviter de débourser lui-même pour les frais d’expertises médicales ou de représentations juridiques.
   De manière générale, ces coûts sont inclus dans les honoraires de la mutuelle de prévention lorsque cette option est choisie. Il est important de vérifier que toutes les expertises médicales sont incluses, puisque certains gestionnaires n’incluent pas les dossiers de nature psychologique au fonds de défense.

5. Les formations en SST offertes
   Ce ne sont pas tous les gestionnaires qui offrent de la formation en santé et sécurité à leurs membres. Les sujets des formations abordés ainsi que le mode (magistral ou en ligne) varient d’un gestionnaire à l’autre. Certains offrent des plateformes en ligne pour permettre la gestion de la formation des employés tandis que d’autres donnent des formations de groupe.

Il existe deux types de facturation d’honoraires qui sont couramment utilisés dans le marché des mutuelles de prévention, soit la facturation basée sur les cotisations à la CNESST et la facturation avec des primes à la performance.

Facturation basée sur les cotisations à la CNESST
La première méthode fréquemment utilisée par les gestionnaires de mutuelles de prévention est la facturation basée sur les cotisations versées à la CNESST. Les honoraires représentent donc un pourcentage des cotisations versées à la CNESST par l’employeur.

Facturation avec des primes à la performance
La deuxième méthode est la facturation avec des primes à la performance, autrement dit, les membres de la mutuelle de prévention doivent payer des primes en fonction de la performance de la mutuelle.

Il est donc plus difficile de prévoir les honoraires totaux versés à son gestionnaire de mutuelles lorsqu’il y a une prime à la performance étant donné que la performance de la mutuelle ne peut pas être connue à l’avance.

Les obligations pour l’employeur (liste non exhaustive) :

• Élaborer et appliquer un programme de prévention conforme à la LSST avant le 1^er avril de la première année de participation. Ce programme doit être tenu à jour et appliqué pour les années suivantes;
• Afficher son certificat dans chaque établissement à la vue des travailleurs;
• Demeurer en règle avec la CNESST;
• Maintenir le lien d’emploi des travailleurs accidentés en appliquant par exemple l’assignation temporaire;
• Collaborer avec le gestionnaire afin de se conformer aux directives et recommandations pour assurer une saine gestion du dossier.

Un membre peut se voir exclu de sa mutuelle par le gestionnaire ou par la CNESST, pour différents motifs.

Les motifs d’exclusions par le gestionnaire de mutuelles

Les exclusions ou les déclassements par le gestionnaire de mutuelles sont souvent en lien avec le non-respect des recommandations, ce qui pourrait mettre en péril la performance de la mutuelle de prévention.

Un employeur peut, entre autres, être exclu d’une mutuelle de prévention par le gestionnaire pour les motifs suivants :

• Le maintien à l’emploi est défaillant, (ex : aucune volonté de faire de l’assignation temporaire);
• Le non-respect des recommandations du gestionnaire (ex : avoir recours à une expertise médicale, à la contestation, à l’assignation temporaire etc.);
• Une augmentation substantielle du nombre d’accidents;
• L’employeur ne s’investit pas suffisamment en prévention SST.

Les motifs de l’exclusion par la CNESST

L’employeur membre d’une mutuelle de prévention doit respecter certaines conditions pour maintenir son adhésion à la mutuelle et bénéficier des avantages qui en découlent.

Un employeur peut être exclu d’une mutuelle de prévention par la CNESST pour les motifs suivants :

• Des manquements en prévention en santé et sécurité du travail;
• Des cotisations impayées;
• L’omission d’afficher son certificat de mutuelle sur les lieux du travail;
• Le fait de ne pas avoir affiché son programme de prévention et/ou plan d’action sur les lieux du travail.

Pourquoi le contrat dure-t-il plus d’un an?

La plupart des contrats ont une durée de plus d’un an dû au calcul du taux personnalisé. En effet, il faut compter trois ans de participation à une mutuelle avant que les effets sur le taux de cotisation ne se fassent ressentir.

Renouvellement automatique des gestionnaires

Une très grande partie des gestionnaires ont une clause de renouvellement automatique.  Dans la majorité des cas, une cause de résiliation est incluse au contrat et exige un avis de révocation avant le 30 juin.

Pourquoi faut-il prendre cette date en considération?

À défaut d’informer le gestionnaire du non-renouvellement, le contrat est renouvelé automatiquement auprès de ce dernier. Au-delà de cette date, des pénalités sont applicables (ex. une année d’honoraires).

Vous êtes désormais sur la bonne voie pour choisir votre mutuelle de prévention. Ayez en tête qu’il est important d’obtenir des réponses à vos questionnements. Dans le cas où un gestionnaire de mutuelles de prévention ne voudrait pas ou ne pourrait pas vous fournir ces informations, vous devriez vous poser des questions. 

Pour une analyse gratuite de votre dossier CNESST, parlez à un de nos experts ! 

Faire un choix éclairé en toute connaissance de cause et trouvez la mutuelle de prévention qui correspond aux besoins de votre organisation.

Article rédigé par :
Katy Boucher
Directrice des mutuelles de prévention et du mieux-être au travail